Allgemeine Geschäftsbedingungen

Belegungsbedingungen Tagungszentrum Bernhäuser Forst

1. Allgemeines
Das Tagungszentrum Bernhäuser Forst (im Folgenden: Tagungszentrum) ist eine Einrichtung in der Trägerschaft des Evangelischen Jugendwerks in Württemberg (im Folgenden: EJW). Es gehört der Kooperation der „Evangelischen Tagungshäuser in Württemberg“ innerhalb der Evangelischen Landeskirche in Württemberg an. Das Tagungszentrum bietet die Möglichkeit für Beherbergung, sowie Tagungen, Seminare und ähnliche Veranstaltungen durch externe Veranstalter und Privatpersonen (im Folgenden: Kunden).

2. Belegungsvertrag
Die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden: Belegungsbedingungen) sind Inhalt der zwischen dem Tagungszentrum und dem Kunden abgeschlossenen Vereinbarung (Belegungsvertrag). Grundlage des Belegungsvertrages ist die Leistungsbeschreibung in der dem Kunden vorliegenden Buchungsgrundlage (Online-Beschreibung unter https://www.bernhaeuser-forst.de/home/). Der Vertrag kommt durch die Reservierungsbestätigung bzw. die wechselseitige Zeichnung des Belegungsvertrages durch das Tagungszentrum und den Kunden zustande. Nur bevollmächtigte Personen sind berechtigt, den Vertrag zu unterzeichnen. Diese Belegungsbedingungen gelten für sämtliche Leistungen des Tagungszentrums, insbesondere für die Überlassung von Gästezimmern, anderen Räumlichkeiten und sonstigen Dienstleistungen. Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Räume sowie die Gebrauchsüberlassung an Dritte sind ausgeschlossen.

3. An- und Abreise
Die Termine für An- und Abreise werden individuell zwischen Tagungszentrum und Kunde vereinbart. Sofern Gästezimmer gebucht sind, stehen diese dem Kunden am Anreisetag ab 13:00 Uhr zur Verfügung, ein Anspruch auf frühere Bereitstellung besteht nicht. Am Abreisetag muss das Zimmer spätestens bis 9:00 Uhr geräumt werden. Eine Verlängerung ist nach rechtzeitiger Ankündigung und Verfügbarkeit gegen Berechnung möglich. Im Falle einer verspäteten Anreise ist der Kunde verpflichtet, dies dem Tagungszentrum unverzüglich mitzuteilen, soweit ihm dies möglich und zuzumuten ist. Für Zimmer, die am Abreisetag nicht bis 9.00 Uhr geräumt sind, wird eine Nutzungsentschädigung berechnet.

4. Zahlungsbedingungen
Der Kunde erhält für die vereinbarten und in Anspruch genommenen Leistungen eine Rechnung. Diese wird dem Kunden durch das Tagungszentrum schriftlich oder elektronisch per E-Mail überlassen und ist sofort zur Zahlung fällig. Berechnungsgrundlage sind die vereinbarte Preise und Leistungen. Diese werden für die Dauer des Aufenthalts berechnet und gelten für jeden Kunden als Berechnungsgrundlage. Es wird für die Veranstaltung grundsätzlich eine Gesamtrechnung ausgestellt; ausnahmsweise kann vereinbart werden, dass gegen Kostenersatz separate Rechnungen für einzelne Kunden erstellt werden. Der Kunde ist verpflichtet, alle Kosten, die durch den Kunden, im Auftrag oder auf Bitten des Kunden, seiner Gäste, Vertreter oder Mitarbeiter für jegliche Waren oder Dienstleistungen verursacht werden, zu übernehmen. Sofern einzelne Rechnungspositionen strittig sind, sind diese innerhalb einer Woche nach Rechnungsstellung mit dem Tagungszentrum zu klären. Die übrigen berechneten Beträge sind sofort fällig und der Kunde hat diese gemäß den oben angegebenen Bestimmungen auszugleichen.

5. Rücktritt
5.1 Rücktritt und Kündigung durch das Tagungszentrum
5.1.1 Rücktritt bei Vorliegen eines wichtigen Grundes
Das Tagungszentrum kann bei Vorliegen eines wichtigen Grundes vom Belegungsvertrag zurücktreten, wenn sich für die Durchführung der Beherbergung wesentliche Bedingungen aus Gründen ändern, die nicht vom Tagungszentrum zu vertreten sind.

5.1.1.1 Höhere Gewalt
Dies gilt vor allem bei der Gefährdung, Beeinträchtigung oder Unmöglichmachung der Beherbergung infolge höherer Gewalt durch Naturkatastrophen, Epidemien und Seuchen, ebenso bei behördlicher Anordnung der Schließung oder Betriebsunterbrechung.

5.1.1.2. Gästezimmer und Verpflegungsbereich
Insbesondere kann das Tagungszentrum jederzeit vor Beginn des Aufenthalts vom Vertrag zurücktreten oder nach Aufenthaltsbeginn den Vertrag kündigen, wenn die Gästezimmer oder der Küchen- und Essbereich sowie die Ausstattung der Küche infolge höherer Gewalt nicht zur Verfügung stehen und Ersatzräume oder Ersatzausstattungen nicht verfügbar gemacht werden können.

5.1.1.3 Tendenzveranstaltungen
Ein wichtiger Grund für den Rücktritt ist ebenfalls gegeben, wenn dem Tagungszentrum hinsichtlich einer geplanten Tagung, eines Seminars oder einer ähnlichen Veranstaltung Tatsachen bekannt werden, die zu begründeten Zweifeln führen, dass die geplante Veranstaltung mit der Zielsetzung des EJW, wie sie in § 2 seiner Ordnung beschrieben ist, vereinbar ist.

5.1.1.4 Störer-Veranstaltungen
Dies gilt weiterhin, wenn Tatsachen bekannt werden, die begründete Befürchtungen wecken, dass sich die geplante Veranstaltung nachteilig auf den übrigen Tagungsbetrieb auswirkt oder dass andere Gäste durch sie belästigt werden.

5.1.2 Zurückerstattung gezahlter Beträge
Gegebenenfalls bereits gezahlte Belegungspreise werden durch das Tagungszentrum unverzüglich zurückerstattet, im Fall des Rücktritts vor Aufenthaltsbeginn in voller Höhe und im Fall der Kündigung nach Aufenthaltsbeginn anteilig im Verhältnis zur ausgeschriebenen Gesamtdauer.

5.1.3 Keine weitergehenden Ansprüche
Bei Absage oder Kündigung des Belegungsvertrages aus wichtigem Grund besteht kein Anspruch auf Ersatz weiterer dem Gast entstehenden Kosten wie z.B. Reise-, Übernachtungs- oder Arbeitsausfallkosten. Für mittelbare Schäden, insbesondere entgangenen Gewinn oder Ansprüche Dritter, wird nicht gehaftet.

5.1.4 Fristlose Kündigung bei Unzumutbarkeit
Das Tagungszentrum kann den Belegungsvertrag unter Beibehaltung des Anspruchs auf den vereinbarten Preis fristlos kündigen, wenn ein oder mehrere Teilnehmer des Kunden trotz Abmahnung den Beherbergungsbetrieb stören, wenn durch diese Einrichtungen des Hauses beschädigt oder zerstört werden oder wenn aus sonstigen, dem Kunden zuzurechnenden Gründen die weitere Teilnahme dem Tagungszentrum, der Hausleitung oder anderen Gäste nicht zumutbar ist.

5.2 Rücktritt und Kündigung durch den Kunden
Der Kunde kann bei bereits erfolgter wirksamer Anmeldung bis zum Aufenthaltsbeginn jederzeit durch Erklärung gegenüber dem Tagungszentrum vom Vertrag zurücktreten. Jegliche Art des Rücktritts hat in Textform (Brief, E-Mail, Fax, u.a.) an die Korrespondenzadresse zu erfolgen. Ab Aufenthaltsbeginn ist der Kunde bei erheblichen Mängeln oder Störungen, die dem Tagungszentrum zuzurechnen sind, berechtigt, den Vertrag zu kündigen. Grundsätzlich muss der Kündigung eine Mängelanzeige gemäß 9.1 dieser Bedingungen vorangehen, die dem Tagungszentrum eine angemessene Frist zur Abhilfe setzt. Eine Fristsetzung ist ausnahmsweise entbehrlich, wenn eine Abhilfe objektiv nicht möglich ist, vom Tagungszentrum verweigert wird oder die Fortsetzung des Aufenthalts dem Kunden aus objektiv erkennbaren Gründen, die auf den bereits eingetretenen Mangel zurückzuführen sind, unzumutbar ist.

6. Ausfallkosten bei teilweisem oder vollständigem Rücktritt durch den Kunden
Im Fall des Rücktritts durch den Kunden bleibt der Anspruch des Tagungszentrums auf den vereinbarten Gesamtpreis bestehen, es hat sich jedoch ersparte Aufwendungen sowie eine Ersatzbelegung anrechnen zu lassen. Daher ist der Kunde lediglich verpflichtet, den folgenden Anteil der Preise der von ihm bestellten Räume und Dienstleistungen zu tragen, soweit er nicht einen geringeren Schaden nachweisen kann (siehe unten). Die Stornobeträge berechnen sich entsprechend der Anzahl der Tage bis zum vereinbarten Belegungsbeginn. Folgende Beträge für die Gesamtleistungen oder die teilweise stornierten Leistungen werden pauschal fällig:

Rücktritt bis 85 Tage vor vereinbartem Belegungsbeginn 0 %
84 bis 57 Tage vor vereinbartem Belegungsbeginn 20%
56 bis 15 Tage vor vereinbartem Belegungsbeginn 40%
14 Tage vor bis zum Tag des vereinbarten Belegungsbeginns 80%

Diese Stornobeträge werden auch fällig, wenn weniger Personen als vom Kunden mitgeteilt an der Veranstaltung teilnehmen. Sie werden dann entsprechend der oben genannten Sätze für die Personen berechnet, die entgegen der ursprünglichen Anmeldung nicht an der Veranstaltung teilnehmen. Nehmen dagegen mehr Teilnehmer als ursprünglich angemeldet teil und ist deren Unterbringung und Verpflegung möglich, so entstehen neben den zusätzlichen Belegungskosten für diese Personen keine weiteren Stornobeträge.

6.1 Grundsätzlich kein Erlass von Stornobeträgen
Ein Erlass der Belegungs- oder Stornobeträge wegen des Rücktritts des Kunden aus bei diesem liegenden Gründen erfolgt grundsätzlich nicht.

6.2 Nichterscheinen oder verspätete Abmeldung
Erscheint die Gruppe des Kunden bzw. der Einzelkunde ohne rechtzeitige Rücktrittserklärung nicht zu der Veranstaltung bzw. zum vereinbarten Buchungsbeginn („no show“), wird der gesamte Belegungspreis fällig, ebenso, wenn eine Rücktrittserklärung dem Tagungszentrum erst nach dem vereinbarten Aufenthaltsbeginn zugeht. Allerdings hat sich das Tagungszentrum im Rahmen seines gewöhnlichen Geschäftsbetriebs um eine anderweitige Verwendung der Unterkunft zu bemühen; kommt es durch diese Bemühungen zu einer anderweitigen Belegung oder zu sonstigen ersparten Aufwendungen, so gilt der nachstehend unter 6.3 geregelte Nachweisvorbehalt.

6.3. Entschädigung bei Nachweis des tatsächlichen Schadens
Beiden Vertragspartnern bleibt ausdrücklich der Nachweis vorbehalten, dass dem Tagungszentrum ein von den vorstehenden Pauschalen abweichender Schaden entstanden ist, beispielsweise durch eine erfolgte Ersatzbelegung im selben Zeitraum mit denselben Leistungen oder durch nicht vorhersehbare zusätzliche Aufwendungen aufgrund des Rücktritts oder Nichterscheinens. Gleiches gilt für die Höhe der Bearbeitungskosten. Gelingt dieser Nachweis, ist der Kunde zur Zahlung des konkret berechneten und bezifferten tatsächlichen Ausfallschadens verpflichtet.

7. Tagungsanmeldung (Checkliste / Rückmeldebogen)
Für die ordnungsgemäße Durchführung einer Veranstaltung hat der Kunde dem Tagungszentrum spätestens 15 Tage vor Veranstaltungsbeginn die Tagungsanmeldung (Veranstaltungs-Checkliste) zurück zu senden, die ihm das Tagungszentrum rechtzeitig zur Verfügung gestellt hat.

8. Mahlzeiten
Im Rahmen der Vollverpflegung werden fünf Mahlzeiten je Tag angeboten. Die Zeiten für die Mahlzeiten sind wie folgt festgelegt:
Frühstück           07.30 – 09.00 Uhr
Mittagessen       Mo – Fr: 12.15 Uhr; Sa, So, Feiertage 12.00 Uhr
Abendessen       18.00 Uhr
Kaffeepausen    nach Absprache
Abweichende Essenszeiten müssen über die Tagungsanmeldung (Veranstaltungs-Checkliste) (Ziffer 7) gemeldet werden. Sonderkostwünsche sind mit der Teilnehmerliste 15 Tage vor Veranstaltungsbeginn anzumelden. Sonderveranstaltungen, z. B. Empfänge, Büffets o.ä. bedürfen der vorherigen Absprache und werden gesondert abgerechnet. Speisen und Getränke dürfen zu Veranstaltungen grundsätzlich nicht mitgebracht werden.

9. Haftung und Gewährleistung
9.1. Entsprechen die tatsächlich erbrachten Leistungen nicht den vertraglich geschuldeten, so hat der Kunde auftretende Mängel und Störungen unverzüglich dem Tagungszentrum anzuzeigen und Abhilfe zu verlangen. Wird der Aufenthalt infolge eines Mangels oder einer Störung erheblich beeinträchtigt, so hat der Kunde dem Tagungszentrum eine angemessene Frist zur Abhilfe zu setzen. Es gelten die unter 5.2 beschriebenen Regelungen. Das Tageszentrum haftet nicht für Schäden, die aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit des Kunden entstehen, soweit sie nicht auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Tagungszentrums oder eines seiner Erfüllungsgehilfen beruht. Der Kunde ist verpflichtet, eventuelle Gewährleistungsansprüche innerhalb eines Monats nach dem vertraglich vorgesehenen Ende des Belegungszeitraumes gegenüber dem Tagungszentrum geltend zu machen.

9.2 Der Kunde haftet dem Tagungszentrum gegenüber für Beschädigungen oder Verluste, die durch fahrlässiges oder vorsätzliches Verhalten des Kunden, seiner Gäste, Mitarbeiter oder Vertreter verursacht werden. Generell dürfen Wandverkleidungen, Fenster und Türen nicht beklebt werden. Sachbeschädigungen und Verluste, die die dem Tagungszentrum durch den Kunden zugefügt werden, sind dem Tagungszentrum unverzüglich zu melden.

9.3 Soweit dem Kunden ein Parkplatz auf dem Gelände des Tagungszentrums zur Verfügung gestellt wird, kommt dadurch kein Verwahrungsvertrag zustande. Es besteht keine Überwachungspflicht des Tagungszentrums. Das Tagungszentrum haftet nicht für Schäden am Fahrzeug, die auf einem überlassenen Parkplatz entstanden sind.

9.4. Für Beschädigung, Verlust oder Diebstahl mit- oder eingebrachter Sachen und Wertgegenständen des Kunden haftet das Tagungszentrum nicht. Zurückgebliebene Sachen des Kunden werden nur auf Anfrage und Risiko des Kunden nachgesandt. Das Tagungszentrum verpflichtet sich, die Sachen sechs Monate aufzubewahren.

10. Tiere
Das Mitbringen von Tieren ist aus hygienischen Gründen und mit Rücksicht auf weitere Gäste nicht gestattet. Einzige Ausnahme gilt für Behinderten-Begleithunde, die dem Tagungszentrum spätestens 3 Wochen vor Aufenthaltsbeginn gemeldet werden müssen. Der Halter haftet für Schäden, die vom mitgebrachten Hund verursacht werden. Dies gilt sowohl für Schäden, die während des Aufenthalts als auch für solche, die bis sechs Monate nach Ende der Belegung festgestellt und geltend gemacht werden.

11. Übernachten im Zelt oder Pkw
Das Übernachten im Pkw, Wohnmobil, Caravan oder im mitgeführten Zelt ist auf dem gesamten Gelände untersagt. Der Kunde hat dafür Sorge zu tragen, dass die Teilnehmenden entsprechend informiert werden.

12. Genehmigungen
Der Kunde hat sich notwendige behördliche Genehmigungen für eine Veranstaltung rechtzeitig und auf eigene Kosten zu beschaffen. Ihm obliegt die Einhaltung öffentlich-rechtlicher Auflagen und sonstiger Vorschriften. Für die Veranstaltung an Dritte zu zahlende Abgaben, z. B. GEMA-Gebühren, hat er unmittelbar an den Gläubiger zu entrichten.

13. Datenschutz und Datenverwendung
Die zur Vorbereitung und Durchführung der Beherbergung sowie die zur Rechnungsstellung und benötigten personenbezogenen Daten des Kunden werden gespeichert und elektronisch verarbeitet. Eine darüber hinausgehende Speicherung und Nutzung zu Informationszwecken über andere Veranstaltungen erfolgt nur mit explizitem Einverständnis des jeweiligen Kunden. Die Kundendaten werden nicht zu gewerblichen Zwecken an andere weitergegeben. Soweit personenbezogene Daten des Kunden verarbeitet werden, erfolgt die Datenverarbeitung vorrangig nach dem Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland und den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes.

14. Verjährung
Alle Ansprüche des Kunden gegenüber dem Tagungszentrum verjähren mit Ausnahme der Fälle des Vorsatzes und bei Ansprüchen aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit hinsichtlich der vertraglichen wie auch der außervertraglichen Haftung innerhalb eines Jahres ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Die Verjährung beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Kunde von den Umständen, die den Anspruch gegen das Tagungszentrum begründen, Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen können.

15. Gerichtsstand
Für Klagen des Kunden gegen das Tagungszentrum oder des Tagungszentrums gegen den Kunden wird als Gerichtsstand der Sitz des Tagungszentrums vereinbart.

Korrespondenzadresse:
Tagungszentrum Bernhäuser Forst
Dr.-Manfred-Müller-Straße 4
70794 Filderstadt

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen treten zum 01.03.2017 in Kraft.

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